什么时候需要用到生成发票？
做点小生意、自由职业接单，或者公司报销，都绕不开发票。以前跑税务局、找代开，费时又费力。现在用软件几秒钟就能生成一张正规样式的发票，省事多了。
常用的发票类型有哪些？
最常见的是增值税普通发票和专用发票，还有电子发票。个人报销一般用普通发票就行，企业对公转账通常需要专票。现在很多平台都支持直接开具电子发票，比如支付宝、微信支付后自动推送。
用Excel也能生成发票？
别小看Excel，设置好模板后，填几个数据就能自动生成带金额合计、税额计算的发票样式。适合开票量不大、又不想花钱买软件的小商家。
比如做一个表格，A列是商品名称，B列是单价，C列是数量，D列写公式：<code>=B2*C2</code> 自动算小计。最后加一行“合计”，用SUM函数汇总。
<table border="1">
<tr><th>商品</th><th>单价</th><th>数量</th><th>小计</th></tr>
<tr><td>笔记本电脑</td><td>5000</td><td>1</td><td>5000</td></tr>
<tr><td>鼠标</td><td>80</td><td>2</td><td>160</td></tr>
<tr><td colspan="3">合计</td><td>5160</td></tr>
</table>打印出来虽然不能当正式发票用，但作为内部凭据或预开发票参考很实用。
专业工具更省心
国家税务总局有官方的“增值税发票管理系统”，企业开通后可以直接开具电子发票。个体户可以试试“票大侠”“闪电开票”这类小程序，输入客户信息、商品名、金额，一键生成PDF版发票预览，还能直接发邮箱。
有些电商平台后台也集成了开票功能。比如你在淘宝开店，订单完成后买家申请开票，系统自动走流程，连抬头都不用手动输。
生成发票时注意这些坑
抬头填错一个字就得作废重开。商品名称不能写“办公用品”这种笼统的，得具体到“签字笔”“文件夹”。税率也要核对清楚，现在小规模纳税人大多是1%或免税。
之前有个朋友给人开服务费发票，写成“咨询费”，结果对方财务说必须是“技术服务费”才能入账，来回折腾了好几天。所以开之前最好问清楚对方要求。
电子发票怎么交付？
生成后一般会出一个PDF文件和二维码。微信发给客户最方便，他们扫码就能保存到卡包。如果是企业对接，可能需要上传到对方的采购系统，按指定格式命名文件，比如“公司名_订单号_金额.pdf”。
记得自己也留一份存档，按月份建文件夹存好，年底对账不抓瞎。